تعد مسألة التواصل مع الموردين في موقع علي بابا أو غيره من أكثر المسائل حساسيةً وأهمية في العملية الاستيرادية؛ لما تحمله من مخاطر عند عدم المعرفة الكاملة حول كيفية التواصل الصحيح مع الموردين، فأخطاء التواصل وسوء الفهم قد تؤدي إلى خسارة الكثير من الأموال، أو حتى التعرض للاحتيال أحياناً. لكن بالمقابل إن كنت على دراية كاملة حول كيفية التواصل مع الموردين والتفاوض معهم، فستحصل على نتائج مرضية، وستحظى بورقة رابحة جداً عند الاستيراد من الصين أو غيرها من الدول.
هذا المقال سيعلمك أهم خطوات التواصل مع الموردين، كيف تتفاوض معهم، وكيف تحصل على المورد الأفضل بأبسط الخطوات.
أولاً: تحديد مواصفات المنتج والجودة المطلوبة بدقة، قبل التواصل مع الموردين
وهي الخطوة الأولى والأهم؛ التي عليك القيام بها قبل البدء في التواصل مع الموردين، فإن لم تكن تعرف ما الذي تريده وتبحث عنه، فكيف ستضمن أن تحصل عليه؟ بل كيف سيستطيع المورد تأمين طلبك؟ وبالتأكيد لا يمكنك أن تستورد منتجاً لست على دراية كاملة بمواصفاته وميزاته.
ما هي المواصفات التي عليك تحديدها؟
من الضروري جداً البحث في مواصفات المنتج الذي تريده بدقة قبل التواصل مع الموردين، وتحديد ما يلي بدقة:
- اسم المنتج.
- المكونات الرئيسية للمنتج.
- جودة المنتج.
- أبعاد المنتج ومواصفاته.
- صور للمنتج للتوضيح إذا أمكن.
- أي تفاصيل أخرى مثل التغليف، ومعايير السلامة المطلوبة في بلدك؛ إذا كان المنتج يخضع لمعايير جودة محددة، فمن الضروري أن تطلبها وتحددها بوضوح لتتجنب أي مشاكل عند التخليص الجمركي.
بعد جمع هذه المعلومات يمكنك الآن إنشاء ورقة مواصفات المنتج؛ من أجل تقديمها للموردين.
ماذا يحصل عند عدم تحديد المواصفات بدقة قبل التواصل مع الموردين؟
ينطوي عدم تحديد مواصفات المنتج بدقة على عديد من المشاكل التي قد تؤدي إلى فشل العملية الاستيرادية، أو حصولك على منتج لا يعجبك، أو لا تستطيع بيعه، فمن الممكن أن تتعرض لـ :
- معرفة المورد لعدم خبرتك في المنتج، ومحاولة إقناعك بجودة معينة، من أجل أن يبيعها لك ويتخلص من منتج لن يشتريه غيرك ويحقق من ذلك أرباحاً ومكاسب على حسابك.
- عدم الحصول على سعر دقيق من الموردين، بسبب عدم تعرفهم على مكونات المنتج بشكل دقيق.
- الحصول على بضاعة بجودة مختلفة تماماً عن تلك التي كنت تتخيلها، وقد لا تجد المنتجات رغبةً في السوق أو تواجه الكثير من الشكواى، وتؤذي سمعتك التي التي تعتبر رأسمالك الأول.
- لن تجد خدمة عملاء جيدة، أو تفاعلاً من قبل المورد، لأنهم سينظرون إليك على أنك عميل مبتدئ فلا يأخذونك على محمل الجدية.
- تعرض البضائع للمصادرة من قبل الجمارك بسبب مخالفتها لمعايير الجودة المطلوبة.
كيف تتعرف على الجودة التي تريدها، والمعايير التي تفرضها بلدك؟
بالنسبة لجودة المنتجات تستطيع التعرف على الجودة الأمثل من خلال دراسة السوق والتعرف على طبيعة المستهلكين وتفضيلاتهم، وما هي الجودة التي يرغبونها للمنتج، أو من خلال دراسة المنافسين والتعرف على العيوب الموجودة في منتجاتهم؛ والتي لو تجاوزتها ستستطيع الحصول على حصتهم في السوق وضمان مكانك في المنافسة.
أما بالنسبة لمعايير السلامة والجودة المحددة؛ التي تفرضها بلدك في حال كانت طبيعة المنتجات تخضع لبعض الشروط فيمكنك التعرف عليها من خلال:
- المواقع الحكومية الإلكترونية.
- استشارة مكتب تخليص جمركي.
- سؤال الموردين الذين قاموا باستيراد منتجات تشبه منتجك في أوقات سابقة.
ماذا تفعل في حال كنت تريد استيراد منتج معين ولكنك لا تعلم جميع مواصفاته؟
لا تقلق بإمكانك البحث عن المنتج في منصات البيع مثل ALIBABA والضغط على أيقونته، لتتعرف على أهم مواصفات المنتج ومكوناته الرئيسية.
ثانياً: (التواصل مع الموردين)إرسال رسالة التعارف للمورد وطلب عرض السعر (RFQ)
الآن يجب إرسال رسالة ترحيب للمورد من خلال موقع علي بابا أو البريد الإلكتروني (إيميل)، تعّرفه فيها عن نفسك وعن الشركة, والسؤال عن المنتج، وطلب عروض للأسعار من ثم تقديم المواصفات الخاصة لمنتجك.
حيث يمكنك الاستعلام عن الأسعار بشكل عام؛ لتقرر ما إذا كان سعر المورد يناسب ميزانيتك، أما التفاوض بشأن السعر فهو لمرحلة ما بعد تقديم المواصفات الخاصة بالمنتج.
ما هي خصائص الرسالة الترحيبية؟ وكيف تجعل المورد في موقع علي بابا يتفاعل معك؟
المورد الصيني يستلم في اليوم عدد هائل من الرسائل في موقع علي بابا وغيره من ، علاوةً على ذلك فالموردون الصينيون لديهم خبرة في الكشف عن المستورد الضعيف المبتدئ من الرسالة الأولى، وقد لا يبدون اهتماماً بك أو سيحاولون خداعك.
لذلك لابد من الانتباه عند إنشاء الرسالة الترحيبية الأولى، واتباع النقاط التالية:
- احرص على إرسال الرسالة من موقع الشركة الخاص بك، لتبدو كرجل أعمال محترف، وإنشاء موقع إن لم تكن تمتلك واحداً.
- اجعل رسالتك الأولى جديرةً بالرد ولفت انتباه المورد من خلال:
- التحية والتعريف بنفسك والمنصب الذي تشغله “مدير مشتريات، مدير علاقات عامة، صاحب الشركة”.
- التعريف باسم الشركة وموقعها وعملها.
- الافصاح عن المنتج الذي تريد شراءه والمعلومات التي تريدها.
- طلب عروض للأسعار.
وإليك هذا المثال لتوضيح فكرة الرسالة الأولى يمكنك الاقتباس منها، كما يمكنك الاستعانة بمترجم REVERSO؛ من أجل الكتابة باللغة الإنجليزية والترجمة.
| Good day… I’m Khaled; the procurement manager at BRC. I was looking for a reliable supplier of (PRODUCT), and I ran into your company in my research, and I wanted to get more information about you. [Minimum quantities of demand, colors, as well as packaging potential]. So can you please get back to me as soon as possible with the previous information? I’ll be looking forward to hearing from you and hopefully putting in an order with your company. Kind greetings, Khaled Bahrain |
| نهارك سعيد.. انا خالد؛ مدير المشتريات في شركة BRC. كنت أبحث عن مورد موثوق لـ (المنتج) ، وعثرت إلى شركتك في بحثي، لذلك أرغب في الحصول على مزيد من المعلومات [الحد الأنى لكمية الطلب، والألوان، فضلا عن إمكانية التعبئة والتغليف]. لذا هل يمكنك الرد إلي في أسرع وقت ممكن بالنسبة للمعلومات السابقة؟سأكون في اتطلع لتلقي ردكم قريباً، وآمل أن نقدم طلباً لشركتكم. تحياتي الطيبة, خالد البحرين |
ثالثاً: طلب العينات بعد التواصل مع الموردين
بعد أن يرد عليك المورد، وتقوم بتقديم ورقة مواصفات المنتج، وتحديد مواصفات المنتج وجودته بدقة؛ يتوجب عليك الآن القيام بطلب العينات من المورد من أجل:
- إظهار أنك عميل جاد وجاهز للشراء، من أجل الحصول على خدمة جيدة وتفاعل قوي من قبل المورد.
- التحقق من المورد فيما إذا كان مورداً موثوقاً أم لا، فالمورد الموثوق لن يتردد في إرسال العينات.
- التحقق من كفاءة المورد في تصنيع ما تحتاج إليه وتفحص المنتج بشكل ملموس فالصور والفيديو وحدها لا تكفي.
- التأكد من مطابقة المنتج للمواصفات والجودة المطلوبة.
- القيام بعملية فحص الجودة وتفتيشها؛ إذا كان المنتج يخضع لمعايير وشروط جودة معينة في بلدك.
ما هي أنواع العينات التي يمكنك طلبها؟
- العينات المخصصة: وهي نوعية العينات التي تحصل عليها عند طلبك لمنتجٍ ذي مواصفاتٍ خاصة.
- العينات غير المخصصة: وهي عينات ينتجها المصنع، كدليل على كفاءة التصنيع والإنتاج.
- عينات المراحل الإنتاجية: وهي الحصول على عينات من كل مكونات المنتج على حدى.
ملحوظة ?: تأكد من إطلاعك على مقالتنا 6 نصائح عند الاستعداد للتفاوض مع موردين من الصين حيث تساعدك على الإستعداد الجيد للتفاوض مع الموردين.
رابعاً: التفاوض أثناء التواصل مع الموردين
وهي المرحلة الأكثر حساسيةً بين مراحل التواصل مع الموردين؛ إذ يجب عليك التعرف على كيفية التفاوض مع الموردين، وشروط التفاوض معهم، والأهم من ذلك على ماذا نفاوض؟
أساسيات التفاوض مع الموردين
- التفاوض بشأن مواصفات المنتج والجودة: وهي أولى مراحل التفاوض؛ من أجل التعرف على كفاءة المصنع في الإنتاج. تأكد أن تفاوض على المواصفات التي تحتاجها فعلاً، وأن تعرف فرق السعر المطلوب مقابل كل صفة إضافية، لا تتمسك إلا بالصفات التي تحتاجها وتستحق فرق السعر المطلوب.
- التفاوض على الأسعار: فبعد تثبيت المواصفات، يمكنك التفاوض على الأسعار المقدمة. لا تنسَ أن تفاوض أكثر من مورد لتستخدم السعر الذي منحك إياه أحد الموردين لتضغط على الآخر، فتخبره “لقد حصلنا على سعر أفضل من هذا، فهل يمكنك منحنا سعراً أفضل؟ وما هو سبب اختلاف الأسعار؟”
- التفاوض على شروط الشحن (الإنكوتيرمز): واختيار معيار الشحن الأفضل لك. فشروط الشحن قد تلعب دوراً كبيراً في المفاضلة بين الموردين، كما أنّ المورد الذي يظهر مقداراً أقل من المرونة عند التفاوض على السعر قد يعوض عدم تخفيض السعر؛ بتحمله لتكاليف الشحن أو التأمين أو شيئاً منها.
- التفاوض على التغليف: فبعض المنتجات تحتاج إلى تغليف محكم، أو شروط معينة في التغليف، لذا يمكنك أن تتفاوض عليها أو من أجل تصميم خاص بك للتغليف؛ يميّز منتجك عن المنتجات الأخرى الموجودة في السوق.
- التفاوض على شروط وطرق الدفع: من أجل اختيار طرق دفع مناسبة، وشروط معقولة. فبدل أن تدفع مثلاً 30% كعربون ثم 40% عند بداية الإنتاج وتكملها عند التسليم، يمكنك طلب أن تدفع 30% فقط كعربون والـ 70% عند التسليم أو حتى بعد إقفال الشحنة، لتضمن التزامه بشروط التصنيع وحصولك على أفضل جودة.
- التفاوض حول حقوق الملكية: إذا كان منتجك فريداً وخاصاً بك، وفيه شروط خاصة بمنتجك وتخشى أن يقلّدها منافسوك، يمكنك ببساطة أن تطالب المورد بحقوق ملكية على المنتج، وتثبيت الاتفاقية في عقد الاستيراد.
بعض التقنيات للتفاوض مع الموردين
- تواصل مع أكثر من 10 موردين، واحصل على عروض أسعار منهم، الأمر لا يضمن لك فقط أن تصل إلى أفضل سعر، بل سيكسبك خبرةً في المنتج، ويدفع أحدهم ليبوح عن ميزات أو عيوب لم تكن تعرف بوجودها.
- استعمل تواصلك مع موردين آخرين كنقطة قوة لك عند التفاوض مع المورد، مثلاً تستطيع أن تخبر المورد – لقد حصلت على نفس المنتج من مورد آخر بسعر أرخص أو بشروط أفضل أو غيرك قادر على إضافة المواصفات التالية بنفس السعر فهل تستطيع ذلك؟
- قسّم الموردين إلى مجموعتين؛ مجموعة تضم موردين محتملين لك، ومجموعة تضم موردين غير محتملين (لا تريد العمل معهم)، ربما لأنهم لا يملكون الجودة المطلوبة، أو أنهم موردون غير موثوقين؛ بالتالي تستطيع الحصول على كل المعلومات من هؤلاء الذين لن تتعامل معهم، وتستطيع الضغط عليهم لأنّك لا تخاف عدم الوصول إلى اتفاق، فأنت لا تعتزم التعامل معم بالمقام الأول، وتذهب بعدها للتفاوض مع الموردين المحتملين بقوة مع المعلومات التي حصلت عليها من الموردين غير المحتملين.
- تعامل بقاعدة WIN-WIN؛ والتي تعني استعدادك للوقوف في منتصف الطريق في مكان يحقق لك وللمورد أرباحاً فيخرج كلاكما من المفاوضات سعيداً، وأظهر نيتك في إقامة علاقة طويلة الأمد مع المورد.
- لا تضع نفسك مسؤولاً عن قبول العرض، بل تظاهر بأن لديك جهة ترجع إليها من أجل الموافقة على السعر (مدير-شريك)؛ هذا يتيح لك مجالاً بعدم الموافقة على السعر مثلاً – المدير لم يوافق على السعر هل لديك عروض أخرى؟
- استعمل معرفتك في المنتج ومكوناته نقطة قوة لك عند التفاوض.
- أخبر المورد عن خطة العمل الخاصة بك، أو مبيعاتك السابقة خلال سنة مضت؛ هذا الشيء قد يساعدك على الحصول على خدمة جيدة من المورد وأسعار منخفضة.
قواعد التفاوض مع الموردين
فالتقنيات والشروط تحكمها قواعد مهمة أيضاً عند التفاوض مع الموردين ومن أهمها:
- تجنب الميل إلى المورد الأرخص، فالسعر يرتبط بالجودة، فإما أن تحصل على جودة رديئة أو قد تتعرض للاحتيال، فالمحتالون يستخدمون الأسعار المنخفضة لجذب التجار إليهم.
- عليك التواصل مع أكثر من مورد، للمقارنة بينهم واختيار الأفضل.
- كل شيء قابل للتفاوض؛ السعر ليس هو الأمر الأكثر أهمية.
- ضع أهدافك الأساسية من التفاوض، وما هي الأمور الأكثر أهمية لك.
- تعامل باحترام ومودة؛ فالموردون الصينيون يحبون هذه الطريقة في التعامل.
- لابد لك من تعلم مهارات التفاوض، من أجل ضمان خروجك رابحاً في مفاوضاتك.
خامساً: تلخيص ما تم الاتفاق عليه بعد التفاوض
بعد الانتهاء من التواصل مع الموردين والتفاوض معهم والوصول إلى صيغة عمل معينة، ينبغي عليك الآن تلخيص ما تم الاتفاق عليه في المفاوضات، وترتيب جميع الأفكار المتناولة والمتفق عليها.
لماذا يجب عليك تلخيص المفاوضات؟
- إيضاح جميع النقاط التي تم الاتفاق عليها بدقة، فقد تكون هناك نقطة غير واضحة لك أو للمورد، أو تكون قد وصلت بشكل خاطئ لأحدكما.
- تساعدك أيضاً عند كتابة العقود مع المورد، بحيث تستطيع تثبيت كل البنود في العقد دون نسيان أي تفصيل.
- تعد قائمة مرجعية في حال الاختلاف مع المورد على نقطة معينة.
- يساعدك تلخيص المفاوضات في إنشاء جدول مقارنة الموردين، واختيار الأمثل بينهم.
سادساً: مقارنة عروض الأسعار، واختيار المورد الأمثل لك
بعد الحصول على عروض الأسعار من الموردين، لابد لك من مقارنة هذه العروض مع بعضها البعض؛ من أجل اختيار المورد الأمثل لك وإعطائه الصلاحية في مباشرة التصنيع.
ما هي أهم المعايير التي يجب عليك مقارنتها، وكيف تختار المورد الأمثل؟
- السعر: يجب عليك مقارنة الأسعار المقدمة من قبل الموردين، وإعطاء الأولوية للسعر الأفضل بعد التأكد من الجودة.
- خيارات الشحن: يتفاوت الموردون فيما بينهم في شروط وخيارات الشحن المقدمة، لابد من النظر في تلك الشروط وإعطاء الأولوية للمورد الذي يقدم الشرط الأفضل.
- شروط الدفع: من المهم أيضاً النظر في شروط الدفع وإعطاء الأولوية للمورد الذي يقدم شروط شحن مناسبة.
- المعرفة في السوق: من المتوقع أن هناك موردون قد سبق لهم وتعاملوا مع تجارٍ من نفس بلدك، ولديهم خبرة فيه من ناحية الأوراق والمستندات المطلوبة، أو حتى الجودة المطلوبة في السوق، فمعيار المعرفة في السوق معيار مهم ويجب النظر فيه أيضاً.
- خدمة العملاء: وهو معيار آخر مهم يجب أخذه بعين الاعتبار، فالمورد الذي يقدم خدمة جيدة في سرعة الرد والجواب على كل الاستفسارات وغيرها، لابد من إعطاءه الأولوية في التعامل معه.
- الخدمات المكملة: كخدمات الصيانة أو التدريب على المنتج في حال كان يحتاج ذلك أو غيرها من الخدمات المكملة؛ التي قد تكون مهمة لك، ويجب النظر إلى هذا المعيار.
تختلف أهمية هذه المعايير من شخص لآخر، حسب الحاجة ووضعه، لذلك يجب عليك تحديد المعايير المهمة لك والاختيار على أساسها.
يمكنك إنشاء جدول شبيه بالجدول الذي في الصورة، لتسهيل عملية المقارنة والاختيار.
سابعاً: إنشاء العقود
إن الخطوة الأهم بعد اختيار المورد الأفضل والأنسب لك في حالتك، هي توثيق ما تم الاتفاق عليه في بنود العقد، وتحديد كل النقاط بدقة من أجل البدء في التعامل مع المورد بشكل رسمي.
ما هي أهمية العقود؟
- العقد يخلق اليقين: قد تتضح بعض النقاط التي لم تكن واضحة أثناء المفاوضات من لتفادي المشاكل المستقبلية.
- العقد يحمي حقوق ملكيتك للمنتج: من خلال وضع إطار قانوني يُمنع فيه المورد من بيع منتجك لأية جهة أو الإفصاح عنه.
- العقد يساعد على ضمان حقوقك من الناحية القانونية: إن إبرام عقود الاستيراد بشكل قانوني يساعدك على إثبات صحة ملكيتك للمنتجات.
- تساعدك عقود الاستيراد في حل الخلافات والنزاعات: حيث من الممكن الرجوع للعقد عند وقوع الخلافات مع المورد، لحلها في المحاكم إذا اقتضى الأمر.
لابد من التأكد من صلاحية سريان العقد في المحاكم الصينية، وتسجيله؛ وذلك عبر الاستعانة بالمحامي الخاص بك.
اقرأ أكثر أهمية العقود وكيفية إنشائها
ثامناً: الدفع بأمان
من أجل دفع أموالك بأمان، وضمان عدم التعرض للاحتيال أو الخلل في الجودة يتوجب عليك القيام ببعض الخطوات.
- إذا كان المورد موثوقاً ومعروفاً، فلا خوف من التعرض للاحتيال، لكن يتوجب عليك إجراء بعض الخطوات الاحترازية مثل: ألا يزيد العربون عن 30% من نسبة التكلفة الإجمالية للبضائع، وعدم تسديد كامل المبلغ إلا بعد الفحص والتأكد من مطابقتها لمعايير الجودة المنشودة، كما يجب النظر في ثبات أسعار الصرف لأنه عامل مهم أيضاً.
- في حال أنك كنت من تستورد عبر الإنترنت، وتتعامل مع موردين لا تعرف معلومات كافية عنهم، ننصحك أولاً بالتعرف الجيد على خلفية المورد، والعملاء الذين سبق لهم وتعاملوا معه، إذا كنت تستورد عبر ALIBABA مثلاً، لا تذهب للدفع خارج الموقع حتى ولو طلب منك المورد هذا. علي بابا يسمح لك باسترداد الأموال في حال تعرضت للاحتيال، كما ننصح بالدفع عبر شركات الخدمات التجارية، لأنها تمتلك قاعدة بيانات كبيرة عن الموردين وتعتبر طريقة آمنة للدفع.
ما هي طرق الدفع المتاحة؟
- الطرق التقليدية؛ التحويل عبر البنوك telegraphic transfer.
- الطرق الإلكترونية: paypal – apple pay – payoneer – alibaba
- ‘طرق مختلفة: الدفع عبر شركات الخدمات التجارية – ويسترن يونيون – شركات الصرافة.
تلخيص خطوات التواصل مع الموردين
في النهاية فلنلخص ما قدمناه لك في هذا المقال بشكل سريع؛ من أجل ضمان فهمك لترتيب الخطوات، وتعرف بعدها كيف عليك أن تبدأ.
بعد بحثك عن المنتج المربح وإيجاد الموردين والاستعداد للتواصل معهم عليك:
- فهم طبيعة منتجك بدقة من مكوناته والجودة المطلوبة وما يحتاجه من مستندات لضمان السوق.
- البدء في التواصل مع الموردين وإرسال الرسائل التعريفية للحصول على عروض أسعار مبدئية، ثم تقديم مواصفات المنتج الذي تحتاجه.
- طلب العينات وفحصها بشكل جيد
- تحديد أهداف التفاوض الرئيسية، والبدء في التفاوض مع الموردين.
- تلخيص هذه المفاوضات في جداول كقائمة مرجعية لك.
- إنشاء جدول لمقارنة عروض الأسعار، واختيار المورد الأمثل لك.
- إنشاء العقود وضمان صحتها وسلامتها.
- البحث في أساليب الدفع، واختيار أساليب آمنة.
فديو: 5 قواعد ذهبية عند التواصل مع موردين علي بابا
الآن أنت قادر تماماً على التواصل مع الموردين، والحصول على منتجك الذي تتخيله بأفضل الأسعار…
بالتوفيق لك…
